Top 6 des outils pour travailler de façon désynchronisée

30 juillet 2021
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LINAGORA est présent dans plusieurs pays. Afin de pouvoir, travailler de manière asynchrone, nous avons nos outils favoris. Leur point commun ? Ils sont tous libres et open sources. Certains sont le fruit du travail acharné de nos développeurs, d’autres sont des outils issus de la communauté open source. Aujourd’hui, nous partageons ceux qui facilitent notre collaboration et notre quotidien.

1. Twake: Notre Plateforme Collaborative

Twake c’est la smart workplace que nous développons depuis deux ans.C’est avant tout une messagerie d’entreprise avec des channels de discussion permettant d’organiser les conversations par sujet.

Nous pouvons aussi bien échanger entre collaborateurs qu’avec des partenaires extérieurs sur Twake. C’est une fonctionnalité essentielle pour pouvoir échanger avec nos fournisseurs, clients ou freelances…

Sur ces channels, il y a la possibilité de créer des onglets, des « Tabs ».Parmi ces onglets, en plus du channel de conversation, nous pouvons, par exemple, ajouter un onglet dédié au répertoire de document de la conversation. Une façon de réunir tous les documents favoris sur le même sujet. Ces répertoires de documents sont connectés avec Only office. Enfin avec ces onglets, il y a également la possibilité d’ajouter un gestionnaire de tâche permettant de suivre les projets de façon simple. A la manière de Trello, les tâches sont organisées en cartes rangées dans des colonnes. Nous pouvons attribuer les cartes à des membres de l’équipe, attacher un document ou une image, renseigner des tags. Ces board organisés en liste ou en Kanban permettent de suivre l’avancée de n’importe quel projet.

Twake est l’outil qui nous permet d’être au courant de ce qu’il se passe dans l’entreprise, de suivre les projets mais également de rester connecté aux membres de notre équipe en permanence.

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2. Only Office: La suite bureautique en ligne

Only Office est une suite bureautique en ligne qui permet d’éditer des documents en simultanée. Traitement de texte, Feuille de calcul, présentation. Tous les documents sont réunis au même endroit pour pouvoir collaborer de façon simple en temps réel. Cela nous permet d’avoir toujours les dernières versions des documents de notre équipe. Les éditeurs s‘assurent de la compatibilité avec les document Open Document, Microsoft Office… La suite Only Office permet de gérer ses documents en décidant du niveau de permission d’accès des collaborateurs à certains documents (édition, lecture seule, révision, commentaire…). En plus des fonctions classiques des suites collaboratives on retrouve un outil type diagramme de Gantt qui permet de suivre l’avancement des projets et d’organiser le travail en équipe. Ainsi, vous avez la possibilité de gérer la performance de vos équipes, attribuer les tâches et les sous-tâches. Vous pouvez également gérer la relation avec vos clients en créant une base de données performante permettant de garder une trace des échanges et d’émettre des factures. Parmi les dernières fonctions intéressantes : l’agenda , le mail ou encore l’outil de communication internes (forums, blogs, sondages…)

3. Jitsi Meet: La visio conférence

Comme beaucoup d’entre nous depuis 18 mois, nous avons vu exploser les réunions en ligne. Tout le monde s’est précipité sur les systèmes les plus médiatisés, bien souvent posant des problèmes de sécurité et de maîtrise des données personnelles. Chez LINAGORA, nous utilisons Jitsi, le logiciel libre de visioconférence. Pendant le COVID, nous avions d’ailleurs lancé la plateforme https://avecvous.linagora.com/ utilisant Jitsi pour permettre aux utilisateurs d’avoir accès gratuitement à une plateforme de visioconférence respectueuse de leurs données personnelles. Ce service nous garantit une haute qualité audio et vidéo facilitant nos échanges à distance comme pendant notre Fantastic Meeting hebdomadaire où nous réunissons tous les collaborateurs des différentes entités pour partager les informations de l’entreprise.

Le concept est simple, pour créer une réunion sur Jisti Meet, choississez un nom à votre réunion et le lien est automatiquement généré. Vous n’avez plus qu’à le transmettre à vos participants. Il n’existe pas à proprement parler de limite de participants. Néanmoins, tout dépend de la puissance des serveurs et la bande passante que vous utiliserez. Le chat, le partage d’écran et l’éditeur de texte collaboratif sont vivement appréciés pour faciliter l’échange pendant ces réunions.

Et encore une fois, au niveau de la sécurité et de la maîtrise de vos données personnelles vous ne trouverez pas mieux. L’outil propose des paramètres de sécurité avancés avec un chiffrement systématique des données assurant la confidentialité lors de vos discussions. Certaines conférences peuvent même être protégées par un mot de passe.

4. Linshare: plateforme de partage de fichier

Linshare nous permet de nous partager des documents lourds. Une plateforme sécurisée et open source. Elle a su convaincre le Parlement Européen qui l’utilise depuis plusieurs mois. Avec Linshare vous pouvez partager des fichiers à l’interne et à l’externe. Vous avez également un espace personnel qui vous permet de stocker les fichiers. Une fonctionnalité très pratique pour la collaboration en équipe est de créer un espace commun de partage. Ainsi, l’équipe a accès au même document et peut les conserver au même endroit. Sur Linshare, toutes vos activités sont tracées dans le journal d’activité et vous recevez des notifications par mail pour savoir quand et quels membres de votre équipe ont consulté, téléchargé ou commenté vos fichiers. Depuis juillet 2021, une nouvelle version est disponible qui permet notamment de prévisualiser les documents directement sur la plateforme. Enfin, concernant le contrôle de données, elles sont stockées en France, conformément à la réglementation RGPD. Linshare est développé par LINAGORA.

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5. KeePass XC: Gestionnaire de mots de passe robustes

Parmi les outils incontournables pour assurer la sécurité dans votre entreprise, il y a l’indispensable gestionnaire de mots de passe. Libre et open source, chez LINAGORA nous utilisons, KeePass XC. Parmi les fonctionnalités appréciées : l’intégration au browser pour ne pas avoir à copier coller manuellement les mots de passe, la génération de mots de passe robustes pour assurer de la sécurité, l’ergonomie assez “old school” donc assez facile de prise en main. Concernant la sécurité, KeePass Xc propose aussi l’utilisation de code 2FA (multifacteurs – TOTP). L’interopérabilité y est intéressante puisqu’il est présent sur Windows, Android, Iphone, OS X et bien évidemment Linux. Nous stockons absolument tous nos mots de passe sur KeePass XC.Grâce à la fonction d’export ou d’import de mots de passe, les nouveaux collaborateurs lors de leur onboarding ont directement accès aux mots de passe dont ils auront besoin dès leurs premiers jours dans l’entreprise.

6. Open VPN

Open VPN est comme son nom l’indique un VPN open source. Il établit une connexion privée entre notre serveur et notre client VPN. Open VPN est un projet VPN qui est soutenu par la communauté open source et garantit une grande sécurité puisque les données sont désormais chiffrées et donc non lisibles. Il a également la possibilité de contourner de nombreux pare-feux grâce à sa prise en charge de ports multiples. Sécurité et rapidité et sécurité sont au rendez-vous.

En dehors de la wifi de LINAGORA, nous ne pouvons accéder à nos documents en ligne sans cette connexion VPN. Ce VPN donne l’opportunité à tous nos collaborateurs d’accéder à un réseau local depuis n’importe où tout en protégeant les données de l’entreprise.

Grâce à tous ces outils puissants, LINAGORA peut travailler avec des talents du monde entier très facilement.

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