Comment les outils de collaboration en ligne améliorent-ils l'efficacité et la productivité des équipes ?

26 juillet 2021
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La réussite d’une entreprise dépend de celle des personnes qui y travaillent. Lorsque tous les services d’une entreprise - du développement de produits au marketing en passant par la chaîne d’approvisionnement et l’assistance à la clientèle - travaillent ensemble pour résoudre le problème d’un client et lui offrir une expérience extraordinaire, c’est là que se produit le succès.

D’un autre côté, le succès ne vient pas facilement. Chaque jour, un nouveau feu doit être éteint. Un nouveau défi à relever, un nouveau concurrent à affronter. La route du succès, en revanche, devient considérablement plus facile lorsque vous avez des gens pour vous aider.

La collaboration et le travail d’équipe sont deux des compétences les plus sous-estimées, et pourtant cruciales, dont une entreprise peut disposer pour réussir. Les employés qui complètent les talents et les limites des autres deviennent inarrêtables au fil du temps.

Bien que la collaboration puisse accroître la productivité sur le lieu de travail, inciter à la créativité, créer un sentiment d’appartenance à une communauté, insuffler un fort sentiment d’utilité aux employés, améliorer la résolution des problèmes, leur donner un objectif à atteindre et conduire à des innovations et des idées qui changent la donne, elle est l’un des outils les plus sous-utilisés sur le lieu de travail.

Les gens ne gravitent pas naturellement vers une culture de collaboration et de communication ouverte.

Nous voulons tous travailler de manière isolée dans nos box, sans distractions extérieures. Les employés sont de plus en plus déconnectés lorsque la taille d’une organisation augmente. Alors, quelle est la solution ? Avoir une structure qui encourage la collaboration sur le lieu de travail.

Ce blog examinera le paysage actuel du travail et la manière dont les entreprises pourraient utiliser les technologies disponibles pour améliorer leurs flux de communication en ligne.

Mais d’abord, mettons une chose au clair.

Le travail à domicile n’est pas un phénomène nouveau

Bien avant la pandémie de COVID-19, un certain nombre d’entreprises ont expérimenté le travail à distance ou même des équipes entièrement distribuées. Par exemple, Wordpress appartient à Automattic Inc, une entreprise 100% distribuée depuis sa création en 2005. Cela signifie que tout le monde travaille depuis son domicile, ou plus exactement, depuis l’endroit du monde de son choix, et l’entreprise a connu beaucoup de succès dans ce domaine.

D’autres entreprises ont expérimenté une approche mixte, permettant aux employés de travailler à domicile de manière occasionnelle (jusqu’à 30 %, selon une enquête de Gartner). Selon une étude menée par Gallup, le travail à distance était un avantage convoité par 54 % des employés de bureau qui étaient prêts à changer d’emploi simplement pour travailler à domicile.

Par conséquent, le changement avait déjà commencé ces dernières années - bien que lentement. Et s’il n’y avait pas eu les confinements et les restrictions de déplacement imposés au début de l’année, il est peu probable que certaines entreprises ou certains secteurs auraient évolué aussi rapidement.

Selon l’analyse de Slack, 45 % des travailleurs dits “du savoir” interrogés ont déclaré travailler désormais à distance, 66 % d’entre eux l’ayant fait à la suite de l’épidémie de coronavirus, et 27 % travaillant à domicile “de manière habituelle”.

Les chiffres diffèrent selon les secteurs et les régions. Toutefois, on constate une augmentation indiscutable du travail à distance, ainsi que de l’utilisation de plateformes de communication d’équipe et d’outils de collaboration en ligne.

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Qu’est-ce qu’un outil de collaboration en ligne ?

Les outils de collaboration en ligne sont tous les types d’applications que votre équipe peut utiliser pour mieux collaborer. Ils comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants

  • les applications intranet hébergées sur le cloud computing
  • Logiciels de gestion de projet/tâche
  • Applications de messagerie instantanée
  • Applications de collaboration d’équipe qui permettent une collaboration en temps réel
  • les plateformes de vidéoconférence et d’audioconférence en ligne.

Au cours de la dernière décennie, ces outils sont devenus de plus en plus essentiels pour les entreprises. Cependant, ils sont devenus un atout décisif pour les entreprises qui s’orientent vers le travail à distance.

Selon une récente enquête de Forbes, le travail à distance devrait doubler en 2021, loin de revenir à des niveaux pré-pandémiques. Pour réussir cette transformation, les entreprises auront besoin de la plateforme de collaboration d’équipe idéale.

Obstacles à la collaboration sur le lieu de travail

De nombreux obstacles peuvent entraver les efforts d’une organisation en matière de collaboration sur le lieu de travail. En voici quelques exemples :

1. Manque de soutien de la part de la direction

Dans une organisation, tout comportement commence au sommet. Il est peu probable que les employés fassent leur part pour encourager la collaboration si leurs dirigeants ou leurs patrons ne sont pas conscients des avantages de la collaboration sur le lieu de travail ou ne respectent pas eux-mêmes les règles.

2. Absence de communication

Toute excellente stratégie de collaboration sur un projet commence par la communication. Lorsque les équipes n’atteignent pas leurs objectifs de productivité, il est plus probable qu’un problème de communication en soit la cause.

Et comment la majorité des équipes communiquent-elles ? Voici quelques-uns des outils de collaboration traditionnels :

  • le courrier électronique
  • Feuilles de calcul
  • Conférences audio et video

Si ces outils sont encore utiles dans les bonnes circonstances, ils sont souvent insuffisants pour satisfaire les besoins des équipes travaillant sur d’énormes projets à l’ère de la transformation numérique. Les équipes modernes doivent être réactives et adaptables dans un environnement de travail au rythme effréné, et pour ce faire, elles ont besoin d’un logiciel de collaboration qui facilite la communication. De plus, les chefs de projet doivent être en mesure d’évaluer les progrès, de détecter les goulots d’étranglement et de gérer les opportunités et les résultats avec facilité.

Il n’est pas surprenant que, d’après une étude menée par Mail Manager, le courrier électronique soit une énorme perte de temps par rapport aux outils de collaboration en ligne. Selon cette étude, 25 % des employés passent l’équivalent d’une journée de travail chaque semaine à surveiller leur boîte de réception. Plus de la moitié (55 %) des personnes interrogées se disent frustrées de ne pas trouver les bons documents dans leur boîte de réception, ce qui leur donne l’impression de perdre du temps (63 %), d’être moins productives (48 %) ou de perdre le fil des informations relatives à un projet (52 %).

Tout cela a un impact significatif sur le temps disponible à consacrer à des tâches plus vitales - et cela avant de considérer que les emails sont inefficaces pour gérer le travail, suivre les progrès et partager des documents cruciaux avec les membres de l’équipe. Pour aggraver les choses, plus une équipe envoie et reçoit d’e-mails, plus elle risque de manquer des mises à jour vitales parce que sa boîte de réception est pleine à craquer.

3. Les équipes distribuées

Les équipes peuvent désormais travailler depuis n’importe où dans le monde. Cela signifie que vous pouvez embaucher des personnes talentueuses dans le monde entier et faire fonctionner votre entreprise 24 heures sur 24. Cependant, cela a entraîné des problèmes nouveaux pour les entreprises.

En raison de l’impossibilité de s’asseoir et de communiquer en face à face, un effort d’équipe fracturé peut se développer. En outre, l’accès à l’information (documents, médias et autres matériels essentiels) peut être un défi, en particulier si votre entreprise fonctionne encore avec des documents papier.

Pourquoi avoir plusieurs outils est un problème ?

Les nouvelles technologies sont-elles la réponse si les outils traditionnels n’aident pas les équipes à suivre le rythme du paysage professionnel actuel ?

À l’ère de la transformation numérique, les organisations ont la puissance de la technologie au bout des doigts. Il existe un nombre inépuisable de ressources disponibles pour permettre une collaboration efficace sur les projets, notamment des plateformes de gestion de documents dans le cloud, des outils de communication et des applications de productivité.

Pourquoi tant d’équipes ont-elles du mal à fonctionner efficacement alors qu’il y a tant d’options technologiques disponibles ? L’une des raisons est la variété des outils utilisés par les équipes pour les aider à accomplir leurs tâches.

L’utilisation de nombreux outils dans un projet ajoute une complexité supplémentaire, ce qui est l’une des raisons pour lesquelles les équipes ne sont pas aussi productives qu’elles pourraient l’être. En outre, l’utilisation de nombreux outils peut étouffer la productivité et saboter le processus de planification. Lorsqu’il s’agit d’équipes distribuées et interfonctionnelles, il est important de garder les choses aussi simples que possible.

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Avantages de l’utilisation d’un outil de collaboration en ligne

Les outils de collaboration en ligne suscitent aujourd’hui l’intérêt des entreprises car leurs avantages sont indéniables :

  • Les outils de collaboration peuvent réduire le volume des e-mails jusqu’à 30 % et augmenter le temps de rédaction des documents jusqu’à 33 % pour les membres de l’équipe.
  • 97 % des entreprises qui utilisent des logiciels de collaboration affirment qu’ils ont amélioré leur niveau de service.
  • La collaboration sociale a amélioré de 20% l’efficacité et la productivité des équipes.

Anecdotiquement, c’est ce que disent les utilisateurs :

  • L’échange d’informations est clair lorsqu’on utilise des outils de collaboration en ligne.
  • Les communications, les fichiers et les mises à jour des progrès sont tous centralisés et archivés.
  • Les erreurs de communication sont évitées et tout le monde a accès aux dossiers, de sorte que chacun sait qui a dit quoi et quand.
  • Les transferts de fichiers et les commentaires des équipes sont devenus plus efficaces.
  • Les responsables bénéficient d’une meilleure transparence sur l’avancement des projets et des tâches.
  • Les outils de collaboration en ligne ouvrent un réseau d’expertise plus large.

Les employés se soucient également de la collaboration dans l’espace de travail. Ils veulent accomplir un travail qui contribue aux résultats de l’entreprise tout en ayant le sentiment de faire partie de quelque chose de plus grand qu’eux. Jetez un coup d’œil aux statistiques suivantes sur la collaboration pour comprendre pourquoi les employés sont si intéressés par la collaboration sur le lieu de travail :

  • Environ 75 % des employeurs considèrent que le travail d’équipe et la collaboration sont “extrêmement importants”.
  • 33 % des milléniaux souhaitent des espaces de travail collaboratifs.
  • Un fort sentiment de communauté (des collègues merveilleux, la célébration d’étapes importantes, un objectif commun), selon 54% des employés, les a retenus dans une entreprise plus longtemps que ce qui était dans leur intérêt.
  • 99,1 % préfèrent travailler dans un environnement où les employés sont en mesure d’identifier et de discuter des difficultés ouvertement et efficacement.
  • Le moral des employés est le plus affecté par un manque de communication ouverte et honnête, selon 33% des employés.
  • Travailler avec une équipe fantastique est cité par 37% des employés comme la principale raison de rester.
  • Le taux de rotation du personnel est inférieur de 50 % dans les entreprises où la communication est excellente.

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Comment choisir le bon logiciel de collaboration ?

Une solution qui élargit le canal de communication est essentielle, mais vous voulez également une solution qui réduit le temps passé sur les e-mails et les réunions afin que les membres de votre équipe puissent travailler aussi efficacement que possible. Lorsque vous recherchez un logiciel de collaboration pour votre entreprise, il y a quelques éléments cruciaux à prendre en compte:

1. Gestion des tâches

  • Une feuille de route de haut niveau qui met en évidence les objectifs à long terme du projet.
  • La possibilité d’obtenir une image complète de toutes les affectations et engagements de travail pour tous les projets.
  • Un tableau Kanban et/ou un diagramme de Gantt comme représentation visuelle du flux de travail.

2. Partage et gestion des fichiers

  • L’accès aux fichiers sur tous les appareils (bureau, mobile et tablette).
  • La possibilité de partager des documents avec tous les participants au projet, même les collaborateurs externes qui ne font pas partie de votre entreprise.
  • Une norme de sécurité de haut niveau pour protéger vos documents vitaux contre les violations de données.
  • Permissions et restrictions d’accès individuelles et/ou par équipe.

3. Communication d’équipe

  • Options de filtrage et de recherche pour localiser un sujet, une conversation ou un contributeur spécifique.
  • Fonction de marquage pour s’assurer que lorsque vous posez une question ou donnez une information, la bonne personne voit votre message.
  • La possibilité de collaborer avec toutes les personnes impliquées dans votre projet, y compris les membres de l’équipe externe - indépendamment de la fonction ou du cadre.

4. Collaboration en temps réel

  • Une bonne plateforme de collaboration sur le lieu de travail exige une collaboration en temps réel.
  • Les membres de l’équipe pourront travailler ensemble en même temps, réfléchir à des idées, développer et trouver de meilleures méthodes pour résoudre les problèmes en utilisant leurs connaissances et leur sagesse collectives.

5. Évolutif

  • Une bonne plateforme de collaboration doit être capable de suivre votre expansion et le volume accru de contenu qui l’accompagne.
  • Elle doit être suffisamment adaptable pour évoluer avec votre entreprise au fur et à mesure de son expansion, en permettant l’arrivée de nouveaux employés et, par conséquent, de plus de contenu.

6. Autorisations flexibles

  • Bien qu’un outil de collaboration en matière de flux de travail doive être utilisé par l’ensemble de l’entreprise, il peut y avoir des documents sensibles pour lesquels vous souhaitez restreindre l’accès et les autorisations des utilisateurs (par exemple, en rendant certaines informations “visibles uniquement”).
  • Une solution de collaboration doit permettre aux dirigeants de définir des rôles d’utilisateur et des niveaux d’autorisation adaptés à la structure de votre entreprise. La protection par mot de passe, l’accès aux fichiers, le contrôle et la gestion des versions des documents, ainsi que d’autres fonctions de sécurité des données sont essentiels.

Ce sont là quelques-unes des principales caractéristiques à rechercher lors de la mise en œuvre d’une plateforme de collaboration sur le lieu de travail dans votre entreprise. Nous sommes sûrs que vous vous demandez s’il existe un outil qui possède toutes les caractéristiques susmentionnées. C’est exactement là que nous intervenons !

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L’outil de collaboration en ligne dont votre entreprise a besoin

Twake est la solution optimale pour vos besoins en matière de gestion des tâches, de collaboration d’équipe, de partage de fichiers et de communication en temps réel. Construit pour s’interfacer avec de multiples outils tels que Zapier, OnlyOffice, n8n et bien d’autres, Twake intègre une variété d’outils de gestion des tâches, de partage de fichiers et de communication avec une interface simple et intuitive.

Les fonctionnalités de Twake vous aident à :

  • Assigner et gérer des tâches.
  • Améliorer la communication au sein de l’équipe.
  • Augmenter la transparence en fournissant un aperçu de chaque tâche.
  • Avoir une vue d’ensemble de haut niveau du calendrier et des activités de l’équipe.
  • Organiser les tâches et les documents pour gagner du temps.
  • Augmenter la productivité grâce à l’amélioration du partage des fichiers, de la messagerie et des conférences audio/vidéo.
  • Disposez d’une solution multi-appareils de portée mondiale.
  • Intégrez plusieurs outils dans une seule plateforme pour stimuler la productivité.
  • Réduisez vos coûts d’exploitation.

Si vous voulez en savoir plus sur Twake, rendez-vous sur https://twake.app

Twake vous permet d’inclure tout le monde dans un projet, qu’ils soient à l’autre bout du couloir ou du monde. Les membres de votre équipe accepteront rapidement l’interface conviviale et intuitive.

Dans l’environnement professionnel actuel, le désir d’une livraison plus rapide est plus fort. Les préférences des consommateurs évoluent rapidement, et les entreprises qui veulent garder une longueur d’avance sur la concurrence doivent être suffisamment souples pour évoluer avec eux. Les logiciels de collaboration qui permettent à tous les membres de l’équipe de rester en contact, qu’ils soient dispersés, en colocation ou à l’extérieur, peuvent aider les entreprises qui s’efforcent de suivre le rythme d’un marché en mutation rapide à éliminer les obstacles à la productivité et à améliorer celle-ci.

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